En tecnología hay vocabulario tecnológico y «palabras mayores». El vocabulario tecnológico lo usamos tod@s según el grado de conocimiento afición o uso, y las «palabras mayores» como «Data Center», «Data Ware House», o «Intranet» parecen reservadas para grandes empresas y jugosos presupuestos. Una Pyme puede no pensar en ello, suele descartarlo según le viene a la mente.
¿Se plantea una Pyme tener una Intranet?. Probablemente no, por ser una de esas ideas dolosas para el bolsillo y tal como va la crisis económica…. Y si decimos «intranet en la nube» …Uff ya estamos.. precios por las nubes. Las cosas sin embargo ya no son así.
Una intranet en «la nube» se la llama así porque no está en un despacho específico. Podemos 
acceder a ella desde Madrid o Estambul, por poner un ejémplo, usando un navegador iPhone Android u otro dispositivo movil. Un fácil acceso que tiene la ventaja adicional de serlo para tus clientes. Ellos también pueden acceder a tu negocio desde cualquier lugar, como tu equipo de trabajo. Todas las personas relacionadas con tu negocio pueden acceder a ella desde cualquier lugar.
Solemos pensar en «el despacho», sus papeles, carpetas y ordenadores. Ahí manejamos toda la información, los contratos, la correspondencia, la agenda… La tecnología te permite tener hoy todo eso a un click de tecla en cualquier lugar del mundo. Nuestra intranet en «la nube» puede tener toda la organización lógica de tu negocio y las relaciones con tus clientes.
Las aplicaciones ofimáticas habituales, presentaciones, hojas de calculo, documentos de texto, Pdfs, agendas y calendarios y espacio para almacenarlos y compartirlos, en el grupo de trabajo y fuera de el, están disponibles en la red. Los grandes proveedores de Internet orientan la investigación el desarrollo e inversiones en infraestructura a proveer esta clase de servicios por costes que ahorran en licencias y tecnología propia o incluso gratis. Un caso muy conocido son las Google APPs.
¿Es esto «la nube»? ..No, es solo una parte pero ya incluye el cambio de concepto:
- ¿Porqué tener cada uno, cliente y proveedor, varias copias de contratos o transacciones?. Podeis tener la misma, una sola, o copias accesibles y verificables por ambos con los permisos adecuados para garantizar la confianza y transparencia entre vosotr@s.
- ¿Porqué duplicar documentos y trabajos en tantas áreas como tiene tu organización?.
- La compartición de recursos en la red, en nuestra intranet aporta a la organización un imput adicional hasta ahora reservado a las grandes organizaciones, la compartición de conocimiento.
La información generada en el proceso productivo de la organización guarda datos muy valiosos sobe el propio proceso y la relaciones entre los diferentes equipos de trabajo permitiendo mejorarlos eliminando duplicidades y áreas aisladas entre si.
Basamos muchas decisiones en el uso del correo electrónico, este bombardea nuestros buzones con constantes entradas aisladas entre si y finalmente perdidas en los equipos individuales. Esta información de nuestra relación interna y de la relación con nuestros clientes por el hecho de estar en nuestra intranet, en la nube, se convierte automáticamente en capital de la organización.
Si complementamos estos recursos de los grandes proveedores con recursos propios, o de terceros, del tipo microblogging aumentaremos nuestro capital organizacional y podremos utilizarlo para la mejora continua partiendo de un entorno social.
Aunque las Google APPs ofrecen también espacio para crear un portal por un coste realmente asequible aplicaciones de licencia pública como WordPress o Joomla permiten vincular estos recursos en la nube con un portal propio donde manejar el conjunto incluyendo el microblogging.
Estas aplicaciones muy extendidas en Internet y con un cuerpo de técnicos muy numeroso y habituados a trabajar con ellas, disponen de centenares de recursos con los que ajustar sus plataformas como un guante a tu organización y a la relación con tus clientes.
Con WordPress o Joomla puedes intercambiar en tiempo real en la intranet informaciones, comentarios, sugerencias, ideas… entre los miembros de tu equipo o entre ellos y tus clientes, las ideas que a veces en el trabajo se dicen al vuelo quedan aqui fijadas convirtendose en informaciones de alto valor y patrimonio de la organización.
Aportan adicionalmente recursos para insertar tu negocio en las potentes redes sociales (Facebook, Twitter, Ning, LinkeDin) en las que tus clientes se mueven habitualmente y donde crecen aceleradamente los negocios de nuevo tipo, los que solemos llamar empresas 2.0.
De esta forma y con una inversión asequible para cualquier PYME nuestro pequeño negocio puede obtener:
- Potentes recursos en «la nube«.
- Mayor flexibilidad y movilidad del conjunto de la organización
- Mayor transparencia
- Acceso a su capital intelectual, al vivo, al que se usa en su proceso productivo.
- Ahorros en licencias e infraestructuras.
- Relación directa, de toda la organización, con sus clientes en nuestro sitio web y en las nuevas redes sociales.
Recientemente Reddeideas, organización a la que pertenezco, acaba de dotarse de un sistema similar beneficiandose de todas estas ventajas con una reducción drastica del correo electrónico, personalizando los recursos para ajustarlos a su característica, una organización dispersa en nuestra geografía.